还在用公共盘做文控管理?分分钟把企业管没了

发布时间:2020-07-30

一家50人企业,每天会产出多少文档?

 

据统计:

以制造工业的企业为例,20-50人规模的公司,平均每天会新建约1200个文档编辑修改新增的文档约600个。而这些文档大部分为设计图纸、办公室软件文档以及数据传输过程中产生的缓存文件。

 

但企业配置给员工的电脑容量有限,面对每天产生的这么多文档,应该怎么管理呢?

 

目前来说有三种主流的文控管理方式:

 

第一,设立一个后勤岗位,专门用以及时分类、管理全公司各部门的文档。例如将工程部不同的设计图纸,按相关类型建立好文件夹,随时为不同工程设计师存取文件,一般是通过企业OA或者办公社交平台来传输。

但这种方法成本高,需要专人专岗;而且效率低,不同部门文档存储需要人工操作的时效和数据传输的时效;最重要是不稳定,由于人工操作,一旦文档数量多而且急用,很容易出现手忙脚乱,文件放错文件夹又或者调取错文件,万一重要文件放错导致找不到甚至丢失,可能会严重损害公司利益。

 

第二,购置储存文档用的公共硬盘,一般分为物理公共盘和云端公共盘。物理公共盘就是企业购置多个移动硬盘,定点放在公司的某台电脑中,所有部门的文档(包括工程部的设计图纸、行政部门的所有文件等等)都按部门或者按相关项目来分门别类存好。这种方式虽然成本低,但是会增加每一个岗位的工作时间成本

 

例如云端公共盘虽然可以直接上传或下载文档,但是如果文档太大或者企业网速不佳,就要浪费传输时间;而且采用云端公共盘,会有被木马或黑客侵占的风险

 

而物理硬盘则比较“实在”一点,用最传统的方式——直接将文档拷到公司的定点移动硬盘里。但实际上,跟云端公共盘比起来,将文档存放在移动硬盘这种文控管理方式同样需要耗费时间成本,因为需要员工用U盘拷贝文件,甚至可能会出现好几个员工需要排队存取文件的情况或者通过企业OA、办公社交软件传输等等……流程繁琐就算了,关键是员工U盘有病毒风险,万一企业的移动硬盘不小心感染病毒,有可能毁掉所有公共盘上的文档

 

所以,前两种文控管理方式不仅麻烦、费时间、费人力、费成本,最重要的是企业文档有被泄漏、被损坏的风险,发生一次就有可能对企业造成毁灭性打击!


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而第三种主流文控管理方式,则
安全、高效、节省成本,那就是安装文控系统


有的企业主说,好的文控系统太贵了,提高企业成本。其实是因为企业主们还没有找到彩虹办公平台,专家级文件图纸管理软件!

 

彩虹办公平台的图纸管理功能,图纸文档100%集中管理,全公司通用一个系统,直接在系统里新建、编辑、修改、储存图纸文档,而且每个图纸文档具有唯一性,稳定不丢失。

 

而且文档的每一次修改都能溯源,可以查看一个文件新建时的初始版本到每一次修改后的版本,而且还能将修改前后的新旧版本进行一键差异对比,差异处高亮显示,一目了然。

 

图纸文档还能设置保护,没有管理者的授权,是没办法删除修改的,有效避免恶意删纂改。

 

最核心的功能是彩虹系统的图纸管理模块,可以支持SW/PROE/UG等主流设计软件直接预览、借用系统图纸(即不影响源文件的编辑操作),方便企业主和工程部门的负责人随时查看,也能节省上传、下载图纸文档的时间。

 

另外,制作完成的图纸,可以一键生成BOM/更新BOM,让采购人员及时跟进;同时,系统物料/BOM支持一键导入ERP内,便于入库。


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